À procura do material [escolar] perdido

21.9.17
Sempre gostei de arrumação, coisas organizadas e essa é uma área que procuro desenvolver diariamente... embora esteja a anos-luz de a alcançar. Leio com frequência livros e artigos sobre o tema da organização, destralhamento e sigo blogs e são, realmente, uma grande inspiração, mantendo-me focada.
Conheci a Rita numa palestra que ministrei numa escola e começámos a falar sobre este tema. 
Partilho contigo um método para organizarmos o material escolar dos miúdos, ajudando-os a tornarem-se mais responsáveis por ele. Ora lê. É mesmo interessante e simples!

Bom ano escolar!


ORGANIZA O MATERIAL ESCOLAR À BOA MANEIRA JAPONESA!

Entramos no ritual do regresso às aulas e dá-se início à azáfama das preparações, à corrida pelo desconto e à busca em vão por aquele quadro branco pedido pelo professor, feitos Indiana Jones numa senda pelo Santo Graal enquanto vociferamos contra tamanho pedido insano passível da nossa mais veemente indignação e objecto de muitos e saudáveis impropérios ditos a voz baixa por esses corredores de supermercado, apropriadamente intitulados nesta altura “corredores do desespero”.


Num surreal turbilhão de actividades típico de Setembro, encapam-se livros, marcam-se canetas, lápis, réguas, estojos, pastas enquanto nos nossos lábios são proferidas várias “rezas” para que este mesmo material imaculado consiga chegar intacto pelo menos ao final da primeira semana. Pelo menos.


Cena familiar, não é verdade? Quase sem querer nós pais vemo-nos revestidos deste papel de revisor de material e inspector da régua. E neste acto de altruísmo (mais um) deixamos de parte a noção tresloucada de que o nosso filho, aquele ser maravilhoso em que depositamos tanta esperança que conseguiu completar 2 níveis de uma assentada só no último jogo do “The Legend of Zelda: Breath of the Wild” (sim, sou um pouco para o nerd) é realmente capaz de organizar o seu próprio material.



O Sistema Kanban e o material escolar


“Como?” perguntam vocês. “Esta agora pirou de vez!” diriam outros. “Mas esse jogo compra-se aonde?” diriam os mais nerds. A esse propósito, venho propor-vos um sistema que vem da terra do sol nascente. Chama-se sistema Kanban, literlamente, sistema de cartões. Na indústria japonesa serve para controlar as quantidades de produto final a produzir e de matéria-prima necessária, sem haver nem a mais nem a menos, imperativo da filosofia organizacional nipónica e do just-in-time (link: https://pt.wikipedia.org/wiki/Just_in_time). Em nossas casas vai servir para controlar as entradas e saídas de material escolar.


Comecemos com um suporte físico! Lembrem-se que tem de ser uma resposta adequada para o que fica em casa: canetas, lápis, etiquetas, réguas. Tudo o que sobrou depois de se ter preenchido estojos e pastas que vão para a escola. Temos vários exemplos no mercado, mas o conjunto de gavetas de ferragens é, a meu ver, o melhor suporte. Escolhe uma gaveta para cada categoria e coloca uma etiqueta identificativa.


Agora precisamos de um processo para fazer uma manutenção correcta do material. A premissa deste processo é dar autonomia aos seus utilizadores, ou seja, passar uma boa parte da responsabilidade pela manutenção do material aos filhos. Assim, irão adquirir competências e começar a lidar com pequenas responsabilidades o que é sempre almejável desde que adequado à idade.




Como criar um Kanban?

Vamos então criar um Kanban para cada gaveta. No âmbito industrial, estes pequenos cartões têm um código de produção que identifica a matéria-prima, a quantidade mínima desse item que deverá constar em stock e outras indicações de controle. Estes cartões são colocados fisicamente nos lotes de matéria-prima num ponto estratégico. Mal se chegue a esse ponto, o encarregado trata de actualizar a informação no cartão e proceder à encomenda.


Nesse cartão poderão constar algumas informações importantes:

-nome do item ou categoria (lápis, caneta, régua, etc);

-data de última compra;

-quantidade actual/ideal (actual - a que está na gaveta; ideal - a que tem de estar na gaveta, sempre);

-data de última revisão (actualização de quantidades);

-nome de quem fez essa revisão.



Cada gaveta terá assim o seu cartão. Sempre que for retirado um item quem o fizer terá de actualizar a quantidade actual e colocar nome e data. Sempre que a quantidade actual for inferior à quantidade ideal ou estiver perto disso, tem de o assinalar com um círculo à volta do número de quantidade actual e deixar o cartão na parte de baixo da gaveta de fora. Dessa forma, quem tiver que fazer uma lista de compras semanal ou mensal conseguirá rapidamente fazer uma avaliação do material em falta. Bastará pegar nos cartões que estão fora das gavetas e ir ao supermercado comprar o que está em falta.

Poderá parecer um sistema impraticável para a miudagem, mas na verdade é bem aceite e acaba por se tornar num jogo para eles.
Para além disso, em vez de ficarem dependentes da disponibilidade dos pais, podem tomar o assunto nas suas mãos e com uma simples anotação, a responsabilidade acaba por passar em parte para eles. Pode sempre recompensar os melhores “técnicos” com pequenas surpresas ao final da semana e reforçar positivamente o esforço deles em manter o material escolar em bom estado.

RITA ACCARPIO | PROFESSIONAL ORGANIZER
rita.accarpio@organiguru.com
http://organiguru.com/

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